De vacature is ingevuld. De nieuwe developer heeft getekend en het team kijkt uit naar de start. Een logisch moment om het wervingstraject af te sluiten.
Het is ook een goed moment om vast te leggen wat je hebt geleerd. Welke boodschap leidde tot inhoudelijke gesprekken? Waar vonden jullie geschikte kandidaten? En welke eisen of voorwaarden bleken onderweg anders uit te pakken dan verwacht?
Een wervingsrapport maakt die kennis beschikbaar voor de volgende vacature. De waarde ervan zit in de keuzes die je ermee kunt onderbouwen. Dit zijn vijf onderdelen om op te letten.
Een overzicht van aantallen kan laten zien waar kandidaten instroomden en waar zij afhaakten. Maar dan moet wel duidelijk zijn wat elk aantal betekent.
Zijn “reacties” alle antwoorden op benaderingen, inclusief afwijzingen? Betekent “gesprekken” een korte telefonische kennismaking of een inhoudelijk gesprek met het team? En wanneer is iemand als passend beoordeeld?
Vraag om consistente definities per stap. Zo voorkom je dat je bijvoorbeeld zelf binnengekomen sollicitaties vergelijkt met persoonlijk benaderde kandidaten zonder dat onderscheid te zien. Leg ook vast over welke periode de gegevens gaan.
Een lijst met ingezette kanalen vertelt waar er activiteit was. Voor een volgende werving wil je ook weten wat die activiteit opleverde.
Welke bronnen brachten kandidaten voort met relevante ervaring? Waar ontstonden inhoudelijke gesprekken? En bij welke kanalen kostte het veel moeite om de juiste doelgroep te bereiken?
Kijk daarbij naar aantallen én context. Een bron met veel reacties kan minder bruikbaar zijn dan een kleinere bron met een paar passende kandidaten. Andersom bewijst één plaatsing nog niet dat hetzelfde kanaal bij de volgende vacature opnieuw het beste werkt.
Bewaar de vacatureteksten en benaderingsberichten die tijdens het traject zijn ingezet. Noteer per versie voor wie de tekst bedoeld was en welke aanpassingen zijn gedaan.
Misschien is de functie scherper afgebakend, werd de technische uitdaging duidelijker beschreven of zijn vragen over de werkvorm verwerkt. Die wijzigingen geven je team een vertrekpunt voor een volgende vacature.
Als er varianten zijn vergeleken, hoort de opzet daarbij: in welke periode gebeurde dat en welke doelgroep zag welke versie? Trek bij kleine aantallen geen harde conclusie dat één formulering altijd beter werkt. Gebruik de uitkomst als aanwijzing om verder te onderzoeken.
Reacties van kandidaten kunnen iets vertellen over de vacature en het aanbod. Denk aan terugkerende vragen over het salaris, de reisafstand, het aandeel onderhoudswerk of de ruimte om technische beslissingen te nemen.
Maak onderscheid tussen wat kandidaten daadwerkelijk zeggen en de interpretatie daarvan. “Drie kandidaten noemen de vaste kantoordagen als bezwaar” is iets anders dan de conclusie dat niemand meer op kantoor wil werken.
Ook stilte heeft meerdere mogelijke verklaringen. Zonder antwoord weet je niet of iemand het bericht heeft gezien, geen interesse heeft of simpelweg geen ruimte had om te reageren. Een goed rapport maakt zulke onzekerheden zichtbaar.
Sluit af met aanbevelingen die je team kan gebruiken. Welke informatie moet eerder in de vacature staan? Welke eisen verdienen een nieuwe afweging? Welk kanaal is het opnieuw proberen waard? En waar kan het sollicitatieproces duidelijker of sneller worden ingericht?
Koppel elke aanbeveling aan een waarneming uit het traject. Maak bovendien duidelijk wat specifiek was voor deze functie. Een aanpak voor een senior Laravel-developer hoeft niet hetzelfde resultaat op te leveren bij een andere rol of regio.
Bespreek vooraf welke informatie je ontvangt, in welke vorm en hoe je team de content kan hergebruiken. Deel samengevatte inzichten waar dat voldoende is en spreek af welke gegevens nodig en geschikt zijn voor de overdracht.
Zo wordt het rapport een werkdocument dat je erbij pakt wanneer een volgende vacature ontstaat.
Na een succesvolle plaatsing ontvang je van DOCK73 een rapport met de gebruikte content en deelbare wervingsdata. Daarmee kun je de aanpak terugzien en beoordelen wat je bij een volgende vacature zelf wilt toepassen.
Wil je de opbouw bekijken? Bekijk het voorbeeld van een wervingsrapport op onze website. Dat voorbeeld bevat fictieve cijfers en is bedoeld om de structuur te laten zien; het is geen klantcase of belofte over jouw resultaat.
Deel je vacaturelink met DOCK73. Je ontvangt een vrijblijvende offerte en vijf gratis tips voor jouw vacature en wervingsaanpak. Daarna bepaal je zelf hoe je verder wilt.
Vraag een offerte en 5 gratis tips aan